Barbara Hotwagner und Kristina Maria Brandstetter sind Teil des Zühlke Österreich Teams und fanden sich schon vor der Krise in der vielfältigen Landschaft Digitaliens gut zurecht. Im Interview mit Sheconomy haben sie ihre Tipps und Beobachtungen zum Thema Home Office mit uns geteilt.
Würdet ihr euch vielleicht kurz vorstellen und auch gleich ein wenig umreißen, wie sich eure Arbeitssituation in den vergangen Wochen verändert hat?
Barbara Hotwagner: Ich bin Head of Competence Unit bei Zühlke und verantworte ein Team, das Engineers aus verschiedenen Bereichen umfasst. Aktuell arbeite ich von zu Hause aus und bin bei uns im Team auch die Corona-Beauftragte, das bedeutet, dass alle Infos bei mir zusammenlaufen. Ich habe einen siebenjährigen Sohn und bin insgesamt schon seit 20 Jahren in der IT.
Kristina Maria Brandstetter: Ich habe im Februar als Head of Marketing and Communications bei Zühlke Österreich begonnen. Wie Barbara bin auch ich eine Working Mum – ich habe eine vierjährige Tochter. In der Vergangenheit habe ich schon öfter regelmäßig im Home Office gearbeitet und habe auch schon virtuelle Teams und Teams aus Mitarbeiter*innen, die an verschiedenen Standorten sitzen, geführt. Der Übergang war für mich deshalb nicht so schwer. Was ich aber beobachte, ist, dass viele aus meinem Netzwerk wie auch aus meiner Peer Group immer noch große Probleme damit haben, sich mit der Situation zurechtzufinden. Deshalb versuchen wir auch unser Wissen und unsere Tipps weiterzugeben.
Es kommen gerade also auch FreundInnen und Bekannte mit Fragen auf dich zu, nehme ich an. Was sind da die häufigsten Problemstellungen?
KB: Ich bezeichne mich selbst gerne als digitale Optimistin, weil ich schon sehr früh in das Thema der digitalen Transformation eingestiegen bin. Hat man diese Digitalisierungswelle jedoch verabsäumt, dann werden diese Lücken momentan brutal zu Tage gefördert. Da geht es einerseits darum die Strukturen bereitzustellen, damit die MitarbeiterInnen flexibel arbeiten können, andererseits ist es aber auch entscheidend, dass ganze Prozesse digitalisiert werden. Es geht also um jene digitalen Arbeitsweisen, die im Zuge der digitalen Transformation sowieso wichtig und notwendig geworden wären. Da wird jetzt gnadenlos der Finger in die Wunde gedrückt. Und selbst die Transformationsverweigerer kommen jetzt dahinter, dass sie hier etwas verabsäumt haben. Die Probleme beginnen dann meist damit, dass man nicht genügend Infrastruktur zu Hause hat, um zu arbeiten. Im Grunde geht es aber darum, ein ganzes Mindset zu entwickeln und effektiv für sich und sein Team einzusetzen. Gleichzeitig kann Home Office aber natürlich auch zu einer psychische Belastung werden. Viele versuchen ihren Arbeitsalltag eins zu eins in Home Office zu übertragen, das funktioniert aber nicht. Weil dafür eben auch eine Veränderung des Mindsets notwendig ist.
BH: Mir fällt dazu immer das Bild einer Expedition ein. Normalerweise haben wir eine klare Sicht und bewegen uns gemeinsam auf ein Ziel hin. Jetzt gerade haben wir aber Nebel um uns herum und wenn die Ziele nicht vorab definiert und klar sind, die Ausstattung, aber auch die Einstellung der einzelnen Mitarbeiter*innen nicht passt, dann wird es schwierig.
Die Probleme sind also recht vielfältiger Natur …
KB: Einige arbeiten alleine, die haben eher das Problem der Vereinsamung, andere haben die ganze Familie um sich herum. Die Ablenkung ist im Home Office eine ganz andere. Nicht jede und jeder hat einen eigenen Raum. Gegenseitige Unterstützung ist wichtig, denn dann besteht auch die Möglichkeit enger zusammenzuwachsen. Diese »virtuelle Nähe« könnte in diesem Fall auch eine Chance sein.
BH: Das kann man als Unternehmen auch unterstützen, zum Beispiel mit virtuellen Cafés, die wir mittlerweile täglich machen. Da geht es darum einfach zu plaudern, abseits von den eigenen Aufgaben. Es geht aber auch um Kleinigkeiten, wie »Guten Morgen« zu sagen, sich anzumelden und zu sagen, dass man da ist.
KB: Und auch die externe Kommunikation wird eine andere. Inhaltslose, werbliche Hülsen haben schon vorher keinen interessiert, jetzt wird das Interesse daran aber noch weniger. Transparente, authentische Kommunikation mit Mehrwert ist wichtig. Das hat sich zwar auch vorher schon abgezeichnet, in der jetzigen Situation wird es aber noch sehr viel deutlicher. Ich glaube, dass die Kommunikation als Ganzes gerade eine starke Transformation durchmacht, die zuvor durch die Digitalisierung schon vorangetrieben wurde. Was die interne Kommunikation angeht, setzen wir zum Beispiel auf virtuelle Cafés und Afterworks. Das sind Möglichkeiten kurze Treffen am Gang zu ersetzen. Dieser »Soft Content« darf nicht vernachlässigt werden, weil er für das Teambuilding entscheidend ist. Wenn man agiles Unternehmen diese Dinge schon etwas länger lebt, dann sind diese Sachen schon ins Blut übergegangen. Es gibt aber viele Unternehmen, die zunächst noch mit ganz anderen Problemen beschäftigt sind, wie eben mit der Beschaffung der richtigen Infrastruktur.
Ein Thema das uns hier bei Sheconomy auch immer sehr interessiert, ist das Thema Leadership. Wie muss sich Führung unter den aktuellen Bedingungen verändern? Ich kann mir gut vorstellen, dass remote work für viele Führungskräfte auch eine Art Kontrollverlust – vermeintlich – bedeutet …
BH: Ganz wichtig sind klare Regeln: Wie wollen wir miteinander kommunizieren, was sind die Antwortzeiten, wie organisieren wir uns? Wichtig ist auch ein gutes System zur Datenablage und zum Umgang mit Daten. Das Problem ist, dass der Sichtkontakt plötzlich weg ist, ich spüre also nicht mehr wie es meinem Team geht. Was ich vorher noch beim Kaffee mitbekommen habe, fehlt mir jetzt. Das erzeugt eine gewisse Unsicherheit und ich muss Entscheidungen mit gefühlt weniger Infos treffen. Deshalb muss ich mir als Führungskraft die wichtige Frage stellen, wie ich an diese Infos herankomme. Außerdem ist man als Führungskraft auch Hauptansprechpartner für persönliche Themen wie zum Beispiel Mehrfachbelastungen zu Hause und deshalb teilweise eher als Coach unterwegs. Es ist sehr unterschiedlich was Leute brauchen – manche sind selbstständiger, anderen fehlt die Wertschätzung und der persönliche Kontakt. Herauszufinden, wer was braucht, ist in meinen Augen eine klare Führungsaufgabe.
KB: Für mich fehlt hier noch der Aspekt des Vertrauens. Einer der Hauptkritikpunkte an Home Office ist ja meistens diese große Angst, dass zu Hause nicht gearbeitet wird. Ich habe begonnen Vollzeit zu arbeiten als meine Tochter noch sehr klein war und habe einmal pro Woche im Home Office gearbeitet. In meiner damaligen Firma war ich eine der wenigen die das durfte. Das spiegelt sich auch in der Deloitte Flexible Studie von 2019 wider. Zu zeigen, dass man im Home Office genauso einsatz- und funktionsfähig ist, ist nicht einfach. Jetzt sind sehr viele Firmen aber dazu gezwungen und müssen umdenken. In diesem Zusammenhang bedeutet Vertrauen für mich deshalb vor allem eines: Wenn ich MitarbeiterInnen führe, dann gehe ich davon aus, dass ich sie deshalb eingestellt habe, weil sie etwas können und weil ich davon überzeugt bin, dass sie ihre Arbeit leisten und dass sie ihre Arbeit gerne machen. Es gibt immer noch Unternehmen, die ihre MitarbeiterInnen den ganzen Tag über ihre Kameras beobachten, da bekomme ich die Krise. Das hat nichts mit Leadership zu tun. Wenn meine Leute es nicht schaffen, sich ihre Zeit einzuteilen, dann habe ich als Führungskraft versagt. Das sage ich jetzt bewusst so hart. Fehlende Unterstützung beim Zeitmanagement ist für mich ein Führungsversagen. Allerdings erkennen viele Firmen jetzt, dass Arbeit trotz Home Office gemacht wird. Vielleicht zu anderen Zeiten, aber sie wird gemacht. Ich bin ohnehin kein Fan davon, dass Leute ihre acht Stunden absitzen, sondern mag es, wenn Arbeit gut und gerne gemacht wird, egal ob von zu Hause aus oder im Büro.
Im Idealfall entstehen aus diesem Vertrauen dann auch Verantwortungsgefühl und Begeisterung für das Unternehmen …
BH: Das merkt man aktuell sehr stark. Bei uns gibt es viele engagierte KollegInnen, die Überlegungen dazu anstellen, wie sie gemeinsam mit ihrer Firma die Krise gut überstehen.
KB: Die Loyalität und die Bindung zur Firma werden gesteigert. Bei Zühlke wird ohnehin interdisziplinär gearbeitet, aber gerade jetzt entstehen viele neue Ideen, die über die Bereiche der KollegInnen hinausgehen. Das ist eine Chance. Viele Unternehmen kämpfen jahrelang darum, Corporate Influencer zu finden, jetzt entstehen sie von selbst. Wir haben Kolleginnen, die in der Mittagspause Yoga livestreamen, damit andere mitmachen können. Da entwickelt sich gerade vieles, weil diesen Dingen auch der entsprechende Raum gegeben wird.
»Ein Knackpunkt in digitalen Berufen ist mit Sicherheit, dass uns ein Tagwerk fehlt.«
Gibt es ein paar grundsätzliche Tipps, die man als Unternehmen beim Umstieg auf Home Office und ein deutlich digitaleres Arbeiten beachten muss?
KB: Ein Knackpunkt in digitalen Berufen ist mit Sicherheit, dass uns ein Tagwerk fehlt. Der Handwerker oder die Handwerkerin ist mit der Arbeit fertig, dreht das Licht ab und macht die Tür zu. In unseren Berufen kann man ewig weiterarbeiten, man hat immer noch genug zu tun. Deshalb ist es generell sehr wichtig, sich selbst Grenzen zu setzen. Ich plane meinen Tag immer in der Früh mit »Microsoft To Do«, plane dabei aber auch Pausen und Puffer ein. Ich schreibe mir also Zeiten vor jede Aufgabe, wie »30 min Call«, »45 Minuten Recherche« etc., das macht Planung realistischer. Eine gute Meetingkultur (Agenda, Zeitwächter etc.) gehört da unbedingt auch dazu. Das wäre aber ein eigenes Thema. Im Home Office kommen natürlich noch Störfaktoren dazu, die man im Büro nicht hat. Auch da hilft es, sich in der Früh eine Plan zu machen, mit Prioritäten und Puffern. Manche Aufgaben sind zeitunabhängig, dann teile ich mir das auch so ein. Dabei sollte man außerdem immer im Hinterkopf behalten, dass man gerade im Homeoffice ist und die Umstände einfach anders sind. Das ist eine wichtige psychische Entlastung – »ich bringe meine Arbeit, aber vielleicht anders«
BH: Auch in meinem Arbeitsalltag ist der Überblick sehr wichtig. Ich arbeite deshalb mit einem Color Coding, bei dem die Tasks nach Farbe sortiert werden. Wenn alles an einem Ort stattfindet, kann es auch entscheidend sein, hin und wieder klar und deutlich Nein zu sagen. Es ist legitim zu sagen, dass ich ab jetzt nicht mehr erreichbar bin – auch im Home Office. Ich glaube, dass gerade Frauen Schwierigkeiten damit haben und sich sogar denken, dass sie gerade jetzt, in der Krise, besonders viel leisten müssen. Aber auch wenn ich meine Emails im Bett beantworte, ist das Arbeit. Darauf darf ich nicht vergessen. Arbeit, egal wo ich sei mache, ist Arbeit. Und es ist legitim zu sagen, wenn diese Arbeitszeit vorbei ist.
KB: Wer im Home Office arbeitet, hatte vorher schon immer den Druck ein bisschen mehr arbeiten zu müssen, um zu zeigen, dass man auch wirklich arbeitet. Dazu kommt bei uns Frauen auch noch das weiblich konnotierte Pflichtbewusstsein, das davon gestützt wird, dass in unserer Gesellschaft Frauen immer noch mehr leisten müssen, um gesehen zu werden. Ich merke aber schon jetzt ein neues weibliches Selbstbewusstsein, weil viele Frauen diesen Spagat zwischen Home Office und Kindern schon vorher geschaukelt haben. Wenn wir eines können, dann ist das Zeitmanagement. Weil wir es gewohnt sind, viele unterschiedliche Perspektiven und Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen. Damit haben wir jetzt ein Vorteil. Ich hoffe, dass daraus ein stärkeres Selbstbewusstsein entsteht und dass sich mehr Frauen trauen, Equality einzufordern.
BH: Der Anspruch an sich selbst spielt mit Sicherheit eine große Rolle. Man möchte keine schlechte Mama, sein, keine schlechte Mitarbeiterin und möchte auch während der Krise fröhlich und fit bleiben. Die Liste auf der steht, was man alles sein bzw. nicht sein muss, wird immer länger. Da sollte man vorsichtig sein und Grenzen ziehen.
Gibt es etwas, das Sie aus dieser Zeit in Ihre Unternehmen mitnehmen können/möchten?
BH: Mir haben meine bewussten Offline-Zeiten sehr viel gebracht. Ich versuche zwischen den Meetings immer bewusst Offline-Zeiten einzuplanen, arbeite während dieser Phasen also ohne Bildschirm und nütze diese Zeit um Dinge bewusst durchzudenken.
KB: Ich habe gelernt, wie eng man zusammenwachsen kann, auch wenn man räumlich voneinander getrennt ist. Und wie schön es sein kann, sich die Zeit für qualitative Kontakte zu nehmen. Konsequent offline zu gehen, wie Barbara es schon erwähnt hat, finde ich auch sehr wichtig. Aber ich habe auch beobachtet, wie wenig digitalisiert meine Umgebung tatsächlich ist. Teilweise scheitern auch große Firmen daran, Services digital bereitzustellen. Diese Defizite kommen jetzt stark raus. Auf der anderen Seite habe ich viele FreundInnen und Bekannte, die selbstständig sind und teilweise gerade vor den Scherben ihrer Existenz stehen. Ich glaube, dass es auch unsere Verpflichtung ist, diese Menschen zu unterstützen. Man kann Aufrufe teilen, sich bemühen etwas stärker als gewohnt aufeinander zu schauen und lokale Betriebe unterstützen. Ich hoffe, dass sich möglichst viele Menschen da auch etwas für die Zeit nach der Krise mitnehmen.